Danh mục Hồ sơ ATVSLĐ Cần Chuẩn bị Thường trực: Checklist Đầy đủ theo NĐ 39/2016 và NĐ 44/2016

Mở đầu

Phần lớn các vi phạm ATVSLĐ bị phát hiện trong thanh tra không phải do CSYT không thực hiện — mà do không có hồ sơ chứng minh đã thực hiện. Trong hệ thống pháp lý hiện hành, nghĩa vụ lưu trữ tài liệu là yêu cầu độc lập, không phụ thuộc vào việc thực tế có làm hay không. Thiếu hồ sơ = vi phạm, cho dù thực tế đã thực hiện đầy đủ.

Bài viết này cung cấp danh mục hồ sơ ATVSLĐ mà CSYT cần duy trì thường trực — tức là không phải chờ đến khi nhận được thông báo thanh tra mới chuẩn bị. Danh mục được phân theo từng cơ quan kiểm tra để tiện theo dõi, kèm căn cứ pháp lý và thời hạn lưu trữ bắt buộc cho từng loại.

Phần 1 — Hồ sơ phục vụ Thanh tra Lao động

1.1 Nhóm hồ sơ về Tổ chức bộ máy ATVSLĐ

Căn cứ: NĐ 39/2016/NĐ-CP Điều 37 và Luật ATVSLĐ 2015 Điều 73

Lưu ý quan trọng: Theo NĐ 39/2016 Điều 37, số lượng nhân sự YTCS tối thiểu phụ thuộc quy mô:

• Dưới 300 lao động: 01 người làm việc bán thời gian, trình độ y sĩ trở lên
• 300–500 lao động: 01 người toàn thời gian, trình độ y sĩ trở lên
• Trên 500 lao động: 01 bác sĩ + 01 y sĩ; trên 1.000 lao động bổ sung thêm

1.2 Nhóm hồ sơ về Huấn luyện ATVSLĐ

Căn cứ: NĐ 44/2016/NĐ-CP Chương II

Phân nhóm 6 đối tượng huấn luyện theo NĐ 44/2016:

• Nhóm 1: Người làm công tác QLNN về ATVSLĐ
• Nhóm 2: Người làm công tác ATVSLĐ tại cơ sở
• Nhóm 3: Người làm công tác y tế cơ sở
• Nhóm 4: An toàn vệ sinh viên
• Nhóm 5: Người lao động trực tiếp (không thuộc nhóm đặc biệt)
• Nhóm 6: Người lao động làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ

Thời hạn lưu trữ hồ sơ huấn luyện: ít nhất 5 năm theo TT 33/2025/TT-BYT Mục 47 (áp dụng cho tài liệu quản lý y tế)

1.3 Nhóm hồ sơ về Quan trắc Môi trường Lao động (QTMT)

Căn cứ: NĐ 44/2016/NĐ-CP Chương III

Yếu tố quan trắc tối thiểu tại CSYT (theo đặc thù ngành):

• Tiếng ồn (khu vực máy phát điện, khoa kỹ thuật) → QCVN 24:2016/BYT
• Hóa chất khử khuẩn, formaldehyde (CSSD, phòng mổ) → QCVN 03:2019/BYT
• Vi sinh vật (không khí khu điều trị)
• Ánh sáng tại các khu vực làm việc
• Vi khí hậu (nhiệt độ, độ ẩm) tại bếp, nhà giặt, CSSD

1.4 Nhóm hồ sơ về Tai nạn Lao động

Căn cứ: Luật ATVSLĐ 2015 Điều 34–36, NĐ 39/2016

1.5 Nhóm hồ sơ về Chế độ Nghề Nặng nhọc, Độc hại, Nguy hiểm (NN-ĐH-NH)

Căn cứ: TTLT 11/2020/BLĐTBXH-BYT, TT 24/2022/BLĐTBXH, NĐ 39/2016 Điều 29

Phần 2 — Hồ sơ phục vụ Thanh tra Y tế

2.1 Nhóm hồ sơ Quản lý Sức khỏe Nhân viên

Căn cứ: TT 19/2016/TT-BYT, TT 56/2025/TT-BYT, QĐ 1613/1997

Lưu trữ hồ sơ KSKĐK: Theo TT 33/2025/TT-BYT, hồ sơ sức khỏe NLĐ phải lưu tối thiểu theo khung thời hạn quy định tại Mục 47. CSYT cần rà soát toàn bộ hồ sơ hiện tại để đảm bảo không tiêu hủy sớm.

2.2 Nhóm hồ sơ Bệnh Nghề nghiệp

Căn cứ: TT 56/2025/TT-BYT Phụ lục I–VII, TT 60/2025/TT-BYT

2.3 Nhóm hồ sơ Điều kiện Hành nghề Khám SK Nghề nghiệp (nếu CSYT có chức năng này)

Căn cứ: NĐ 96/2023/NĐ-CP Điều 41 Khoản 7

Phần 3 — Hồ sơ phục vụ Thanh tra Bức xạ

(Áp dụng cho CSYT có sử dụng nguồn bức xạ ion hóa)

Căn cứ: TT 59/2025/TT-BKHCN, NĐ 332/2025/NĐ-CP

3.1 Hồ sơ pháp lý thiết bị và nguồn

3.2 Hồ sơ nhân viên bức xạ (bắt buộc — TT 59/2025 Điều 5, 14–16)

Lưu ý đặc biệt: Thời hạn lưu trữ 30 năm cho hồ sơ liều và sức khỏe nhân viên bức xạ là dài nhất trong toàn bộ hệ thống lưu trữ của CSYT. Cần có cơ chế lưu trữ riêng, không bị tiêu hủy cùng hồ sơ thông thường.

Phần 4 — Hồ sơ dùng chung cho mọi đoàn kiểm tra

Phần 5 — Tổ chức lưu trữ hồ sơ thực tế

5.1 Nguyên tắc cấu trúc tủ hồ sơ ATVSLĐ

Không có quy định pháp lý về cách tổ chức vật lý hồ sơ, nhưng thực tế thanh tra cho thấy hồ sơ được tổ chức theo từng chủ đề + năm giúp xuất trình nhanh hơn nhiều so với hồ sơ lẫn lộn:

TỦ HỒ SƠ ATVSLĐ
├── 01_Tổ chức bộ máy
│   ├── QĐ thành lập + danh sách nhân sự YTCS
│   └── Chứng chỉ đào tạo y tế lao động
├── 02_Huấn luyện ATVSLĐ [theo năm]
│   ├── 2024 / 2025 / 2026
│   └── [mỗi năm: kế hoạch + danh sách + bằng chứng]
├── 03_Quan trắc MTLĐ [theo năm]
│   ├── Hợp đồng + giấy phép đơn vị quan trắc
│   └── Kết quả từng đợt
├── 04_Sức khỏe nhân viên [theo năm]
│   ├── KSKĐK toàn cơ sở
│   ├── KSKĐK 6 tháng (nhóm NN-ĐH-NH)
│   └── Hồ sơ BNN
├── 05_Chế độ NN-ĐH-NH
│   ├── Danh mục vị trí + bồi dưỡng hiện vật
└── 06_Bức xạ [nếu có]
    ├── Giấy phép + thiết bị
    └── Hồ sơ nhân viên bức xạ [lưu 30 năm]

5.2 Hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy

Luật pháp Việt Nam chưa quy định cụ thể về hồ sơ điện tử trong ATVSLĐ (khác với hồ sơ bệnh án). Thực tế, đoàn thanh tra thường yêu cầu bản gốc có chữ ký. Khuyến nghị:

• Lưu song song cả bản giấy gốc và bản scan điện tử
• Bản scan đặt tên file chuẩn: [MãLoại]_[NamThang]_[NoiDung].pdf
• Hồ sơ bức xạ nhân viên: bắt buộc có bản gốc do yêu cầu lưu 30 năm

Bảng tổng hợp thời hạn lưu trữ bắt buộc

Những lỗi lưu trữ thường gặp

Kết luận

Hồ sơ ATVSLĐ tại CSYT không phải là một bộ hồ sơ duy nhất mà là hệ thống nhiều lớp, phục vụ ba nhóm cơ quan kiểm tra khác nhau với yêu cầu khác nhau. Điểm khó nhất không phải là tạo lập hồ sơ ban đầu, mà là duy trì cập nhật liên tục và không tiêu hủy sớm — đặc biệt với hồ sơ bức xạ có thời hạn lưu 30 năm.

Ba hành động ưu tiên ngay:

1. Rà soát danh sách nhân sự YTCS và cập nhật chứng chỉ còn hiệu lực
2. Kiểm tra thời hạn lưu toàn bộ hồ sơ hiện có — đặc biệt hồ sơ bức xạ
3. Lập lịch QTMT và KSKĐK năm tiếp theo, ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ

Bài liên quan:

• 3.7.00: Hệ thống thanh tra ATVSLĐ — Ai có quyền kiểm tra CSYT?
• 3.7.03: Những vi phạm phổ biến nhất và mức xử phạt
• 3.3.08: Hồ sơ huấn luyện ATVSLĐ — Danh sách và thời hạn lưu
• 3.4.06: Quản lý hồ sơ BNN theo TT 56/2025

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Danh mục hồ sơ trong bài được tổng hợp từ các văn bản pháp lý có hiệu lực tính đến thời điểm biên soạn (05/2026). Yêu cầu về hồ sơ có thể thay đổi theo các thông tư, nghị định mới. Mỗi CSYT nên rà soát danh mục này với bộ phận pháp chế hoặc đơn vị tư vấn ATVSLĐ để bổ sung các hồ sơ đặc thù theo loại hình và quy mô cụ thể.