Quản lý Hồ sơ BNN theo TT 56/2025: Biểu mẫu Bắt buộc, Thời hạn Lưu trữ theo TT 33/2025 và Trách nhiệm Pháp lý

Mở đầu

Hồ sơ sức khỏe NLĐ và hồ sơ BNN không chỉ cần điền đúng — còn phải lưu đúng thời hạn. TT 33/2025/TT-BYT (hiệu lực 01/7/2025, thay TT 53/2017) quy định thời hạn lưu trữ cho toàn bộ hồ sơ ngành y tế, trong đó có nhiều nhóm trực tiếp liên quan đến OH&S và BNN.

Điểm đặc biệt đáng chú ý: không phải toàn bộ hồ sơ BNN có cùng thời hạn lưu trữ. Có những loại hồ sơ lưu 5 năm, có loại 20 năm, có loại vĩnh viễn, và đặc biệt hồ sơ phơi nhiễm HIV nghề nghiệp lưu đến 50 năm. Hiểu đúng phân loại này giúp CSYT phân bổ nguồn lực lưu trữ hợp lý và tránh vi phạm khi thanh tra kiểm tra hồ sơ.

1. Hệ thống hồ sơ BNN CSYT phải duy trì

Trước khi tra cứu thời hạn, cần xác định rõ CSYT phải duy trì những bộ hồ sơ nào liên quan đến BNN và sức khỏe NLĐ. Dựa trên TT 56/2025 và TT 19/2016, hệ thống hồ sơ gồm:

Nhóm A — Hồ sơ do NSDLĐ quản lý (TT 19/2016, Điều 3; TT 56/2025 Điều 18):

• Hồ sơ sức khỏe cá nhân NLĐ (hai lớp)
• Hồ sơ KSKĐK (Mẫu 03 TT 32/2023)
• Phiếu khám trước bố trí (Phụ lục II TT 56/2025)
• Sổ khám phát hiện BNN (Phụ lục III TT 56/2025) — bản sao
• Hồ sơ BNN từng nhân viên (khi được chẩn đoán BNN): Giấy khám BNN (PL VI) + hồ sơ điều trị
• Biên bản điều tra BNN (bản lưu tại cơ sở)
• Hồ sơ QTMT

Nhóm B — Hồ sơ do cơ sở KCB nghề nghiệp quản lý:

• Sổ khám phát hiện BNN bản gốc (Phụ lục III)
• Giấy khám BNN bản gốc (Phụ lục VI)
• Báo cáo trường hợp mắc BNN (Phụ lục VII)

Nhóm C — Hồ sơ đặc thù (thời hạn đặc biệt):

• Hồ sơ dự phòng phơi nhiễm HIV do tai nạn rủi ro nghề nghiệp
• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận nhiễm HIV do TNRRNNN

2. Bảng tra cứu thời hạn lưu trữ theo TT 33/2025

Dưới đây là các nhóm hồ sơ OH&S và BNN tại CSYT, kèm thời hạn lưu trữ trích từ Phụ lục TT 33/2025:

Hồ sơ không có số riêng trong TT 33/2025 (áp dụng nguyên tắc tương đương):

Theo Điều 1 Khoản 2b TT 33/2025, với hồ sơ chưa được liệt kê riêng, áp dụng thời hạn tương đương nhóm hồ sơ tương ứng. Dựa trên nguyên tắc này:

3. Ba nhóm hồ sơ cần lưu ý đặc biệt

Nhóm 1: Hồ sơ phơi nhiễm HIV — 50 năm (STT 122, 123 TT 33/2025)

Đây là thời hạn lưu trữ dài nhất trong nhóm hồ sơ OH&S thực tế của CSYT. Lý do của thời hạn dài bất thường này: phơi nhiễm HIV nghề nghiệp có thể dẫn đến seroconversion muộn; tranh chấp về nguyên nhân nhiễm HIV và hưởng chế độ BNN (BNN thứ 32 trong danh mục TT 60/2025) có thể xảy ra nhiều năm sau sự kiện; hồ sơ gốc là bằng chứng pháp lý không thể tái tạo.

Hệ quả thực tế: CSYT cần xây dựng kho lưu trữ hồ sơ phơi nhiễm sinh học riêng biệt, có kiểm soát truy cập và đảm bảo bảo mật thông tin NLĐ trong thời gian rất dài.

Nhóm 2: Hồ sơ không có trong TT 33/2025 — nguyên tắc áp dụng

Hồ sơ sức khỏe cá nhân NLĐ (hồ sơ lưu tại NSDLĐ theo TT 19/2016 Điều 3) không có mục riêng trong TT 33/2025. Tuy nhiên, TT 56/2025 Điều 18 Khoản 1 quy định rõ NSDLĐ phải lưu giữ "trong suốt thời gian NLĐ làm việc tại đơn vị" và trả lại khi NLĐ rời đơn vị. Điều này thực chất là hồ sơ theo người — thời hạn không tính theo năm cố định mà theo trạng thái lao động.

Nhóm 3: Hồ sơ BNN dài hạn sau khi NLĐ nghỉ việc

Khi NLĐ thôi việc, TT 56/2025 Điều 17 Khoản 4 quy định: NLĐ có quyền giữ hồ sơ BNN của mình để làm căn cứ giám định về sau (vì BNN có thể xuất hiện sau khi ngừng tiếp xúc). NSDLĐ trả lại hồ sơ cho NLĐ — nhưng vẫn nên giữ bản sao theo thời hạn 20 năm áp dụng tương đương.

4. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ không đủ

Khi bị thanh tra lao động

Thanh tra lao động (thuộc Bộ Nội vụ từ 01/7/2025) kiểm tra hồ sơ theo Điều 14 Khoản 1 Điều 21 NĐ 12/2022: không lập hồ sơ VSLĐ đối với các yếu tố có hại, phòng chống BNN bị phạt từ 500.000 đến 1.000.000 đồng. Đây là mức phạt thấp so với vi phạm khác nhưng thường đi kèm yêu cầu khắc phục trong thời hạn nhất định.

Khi bị điều tra BNN

Khi Đoàn điều tra BNN kiểm tra "hồ sơ quản lý VSLĐ, sức khỏe NLĐ, BNN" (Điều 14 Khoản 1c TT 56/2025) và phát hiện thiếu hồ sơ, CSYT không thể chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ dự phòng. Điều này làm nặng thêm trách nhiệm về BNN đã xảy ra.

Khi NLĐ kiện đòi quyền lợi BHXH

Nếu NLĐ cần hồ sơ tiếp xúc nghề nghiệp để giám định BNN nhiều năm sau, mà CSYT đã tiêu hủy hồ sơ trước hạn — CSYT có thể bị yêu cầu bồi thường thiệt hại về quyền lợi bị mất của NLĐ.

5. Hướng dẫn xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ OH&S thực tế

Bước 1: Phân loại hồ sơ theo thời hạn

CSYT nên tổ chức lưu trữ theo ba nhóm thời hạn:

Nhóm A (50 năm): Toàn bộ hồ sơ phơi nhiễm HIV/HCV/HBV nghề nghiệp, giấy chứng nhận nhiễm HIV nghề nghiệp — lưu trữ vật lý kết hợp scan số hóa.

Nhóm B (20 năm): Kết quả QTMT, sổ khám phát hiện BNN, giấy khám BNN, biên bản điều tra BNN, hồ sơ hành chính YTCS, kết quả KSKĐK.

Nhóm C (5 năm hoặc theo thời gian làm việc): Các hồ sơ hành chính thông thường, kế hoạch OH&S hàng năm, báo cáo định kỳ không liên quan đến ca BNN cụ thể.

Bước 2: Lưu trữ song song vật lý và số hóa

TT 33/2025 Điều 1 Khoản 2a xác nhận thời hạn lưu trữ áp dụng cho cả "tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin và các tài liệu điện tử". Scan số hóa toàn bộ hồ sơ Nhóm A và Nhóm B là biện pháp thực tế để đảm bảo không mất hồ sơ theo thời gian.

Bước 3: Quy trình bàn giao khi NLĐ rời đơn vị

Khi NLĐ chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ chế độ:

• Lập biên bản bàn giao hồ sơ sức khỏe cá nhân cho NLĐ
• Giữ lại bản sao hồ sơ tại CSYT (đặc biệt với nhân viên có BNN hoặc tiền sử phơi nhiễm nghề nghiệp)
• Biên bản bàn giao lưu theo Nhóm B — 20 năm

Bước 4: Đánh dấu ngày tiêu hủy trên từng hồ sơ

Khi lập hồ sơ mới, ghi rõ "ngày tiêu hủy dự kiến" trên bìa hồ sơ dựa trên thời hạn lưu trữ. Hằng năm rà soát danh sách hồ sơ đến hạn tiêu hủy trước khi thực hiện — tránh tiêu hủy nhầm hồ sơ còn giá trị pháp lý.

Kết luận

TT 33/2025 không đặt ra một thời hạn lưu trữ đồng nhất cho toàn bộ hồ sơ OH&S — mà phân loại theo mức độ quan trọng pháp lý. Hồ sơ phơi nhiễm HIV nghề nghiệp (50 năm) và hồ sơ BNN (20 năm tối thiểu) là hai nhóm CSYT cần ưu tiên quản lý chặt chẽ nhất.

Ba điểm thực hành cốt lõi: (1) số hóa hồ sơ Nhóm A ngay từ khi lập; (2) không tiêu hủy bất kỳ hồ sơ BNN nào mà không có biên bản được lãnh đạo ký duyệt; (3) bàn giao hồ sơ cho NLĐ khi họ rời đơn vị và giữ biên bản bàn giao.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết tổng hợp các quy định về lưu trữ hồ sơ dựa trên TT 33/2025/TT-BYT và các văn bản liên quan để phục vụ mục đích tham khảo. Đối với các nhóm hồ sơ chưa có số mục riêng trong TT 33/2025, thời hạn áp dụng theo nguyên tắc tương đương có thể cần tham khảo thêm ý kiến cơ quan lưu trữ có thẩm quyền. Bảng tra cứu trong bài có thể cập nhật khi có hướng dẫn chính thức bổ sung.