TT 56/2025 — Phụ lục I–VII: Hướng dẫn Điền đầy đủ 7 Biểu mẫu Bắt buộc — Lỗi Phổ biến và Cách Tránh

Mở đầu

TT 56/2025/TT-BYT ban hành kèm theo bảy biểu mẫu bắt buộc (Phụ lục I–VII), phủ toàn bộ vòng đời quản lý bệnh nghề nghiệp (BNN): từ thời điểm NSDLĐ giới thiệu NLĐ đi khám, qua các giai đoạn khám và chẩn đoán, đến khi báo cáo trường hợp mắc BNN lên cơ quan nhà nước.

Mỗi biểu mẫu có mục đích pháp lý riêng, người điền riêng và thông tin bắt buộc riêng. Điền sai, điền thiếu hoặc dùng nhầm biểu mẫu đều có thể làm hồ sơ mất giá trị pháp lý — dẫn đến NLĐ không được hưởng BHXH hoặc CSYT không chứng minh được sự tuân thủ khi bị thanh tra.

Bài viết này đi qua từng biểu mẫu theo thứ tự sử dụng trong thực tế — không phải theo số phụ lục.

Phụ lục I — Giấy Giới thiệu của Người Sử dụng Lao động

Ai điền? Ai gửi?

NSDLĐ (hoặc người được ủy quyền ký thay) điền và gửi đến cơ sở KCB nghề nghiệp trước khi tổ chức khám. Đây là tài liệu "khai báo" của NSDLĐ về NLĐ sẽ được khám.

Nội dung bắt buộc

Giấy giới thiệu có cấu trúc bảng gồm hai phần:

Phần thông tin NSDLĐ:

• Tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại
• Tên và chức danh người ký
• Loại khám yêu cầu: đánh dấu rõ ràng là "khám trước khi bố trí làm việc" hay "khám phát hiện BNN"

Phần danh sách NLĐ (ghi kèm theo):

• Họ tên, ngày sinh, giới tính
• Nghề/công việc hiện tại và nghề/công việc sẽ được bố trí (nếu là khám trước bố trí)
• Yếu tố có hại tại vị trí làm việc — đây là trường thông tin quan trọng nhất, thường bị điền sơ sài hoặc bỏ trống

Lỗi phổ biến

Lỗi 1: Không ghi yếu tố có hại tại vị trí làm việc, chỉ ghi tên nghề (ví dụ: "điều dưỡng" thay vì "điều dưỡng tiếp xúc máu/dịch cơ thể có nguy cơ viêm gan B, C, HIV"). Khi thiếu thông tin này, cơ sở KCB không có căn cứ để định hướng nội dung khám — toàn bộ đợt khám trở thành khám chung, không đáp ứng yêu cầu pháp lý của khám phát hiện BNN.

Lỗi 2: Dùng một Giấy giới thiệu chung cho cả nhóm mà không kèm danh sách NLĐ theo đúng mẫu — hoặc danh sách không ghi nghề/vị trí/yếu tố có hại cho từng người.

Lỗi 3: Người ký không có thẩm quyền — Giấy giới thiệu cần người đại diện hợp pháp của NSDLĐ ký, không phải trưởng khoa hay điều phối.

Phụ lục II — Phiếu Khám Sức khỏe Trước khi Bố trí Làm việc

Ai điền?

Cơ sở KCB nghề nghiệp điền sau khi thực hiện khám. NSDLĐ không điền biểu mẫu này.

Nội dung bắt buộc

Phiếu có cấu trúc 3 phần:

Phần I — Thông tin NLĐ và tiền sử:

• Thông tin hành chính: họ tên, tuổi, giới, đơn vị
• Tiền sử bệnh tật cá nhân và nghề nghiệp
• Tiền sử tiếp xúc yếu tố có hại (phải khai thác từ NLĐ — không được bỏ trống)
• Thông tin về vị trí làm việc sẽ được bố trí (lấy từ Giấy giới thiệu Phụ lục I)

Phần II — Kết quả khám:

• Khám lâm sàng tổng quát
• Khám chuyên khoa theo yếu tố có hại (bắt buộc — đây là phần cá thể hóa)
• Kết quả cận lâm sàng cần thiết

Phần III — Kết luận:

• Phân loại sức khỏe (Loại I–V theo QĐ 1613/1997)
• Chẩn đoán sơ bộ về BNN (nếu có nghi ngờ)
• Hướng giải quyết: phù hợp vị trí / cần theo dõi / không phù hợp vị trí

Lỗi phổ biến

Lỗi 1: Không thực hiện khám chuyên khoa theo yếu tố có hại — chỉ làm gói khám chung như KSKĐK. Cụ thể: NLĐ làm trong khoa hóa trị không được khám chuyên sâu về huyết học và gan; nhân viên phòng phẫu thuật không được kiểm tra thính lực (tiếng ồn máy hút); kỹ thuật viên X-quang không có kiểm tra mắt và da.

Lỗi 2: Kết luận không rõ tính "phù hợp với vị trí làm việc" — chỉ ghi "sức khỏe bình thường" mà không kết luận về khả năng đảm nhận vị trí cụ thể.

Lỗi 3: Bác sĩ kết luận không ký tên và ghi rõ họ tên — biểu mẫu yêu cầu cả ký và ghi rõ họ tên.

Phụ lục III — Sổ Khám Phát hiện Bệnh Nghề nghiệp

Ai điền? Ai giữ?

Cơ sở KCB nghề nghiệp điền và giữ bản gốc. NSDLĐ nhận bản sao kết quả.

Nội dung bắt buộc

Sổ theo dõi toàn bộ đợt khám phát hiện BNN, gồm:

Phần 1 — Thông tin chung đợt khám:

• Đơn vị tổ chức khám (NSDLĐ), địa điểm, thời gian đợt khám
• Danh sách NLĐ tham gia khám với đầy đủ thông tin nghề nghiệp và yếu tố có hại

Phần 2 — Kết quả từng NLĐ:

• Phần lâm sàng (ghi nhận bác sĩ khám ký)
• Phần cận lâm sàng
• Kết luận: phân loại sức khỏe + chẩn đoán sơ bộ BNN + hướng giải quyết (điều trị, giám định, chuyển việc)

Phần 3 — Tổng hợp đợt khám:

• Số NLĐ khám / số NLĐ nghi ngờ BNN / số NLĐ chẩn đoán xác định BNN
• Ký xác nhận của cơ sở KCB nghề nghiệp

Lỗi phổ biến

Lỗi 1: Không điền phần tổng hợp sau đợt khám — đây là cơ sở để lập Báo cáo Phụ lục VII, nếu thiếu sẽ không đủ căn cứ báo cáo.

Lỗi 2: Hướng giải quyết không cụ thể — ghi chung "theo dõi" mà không chỉ định rõ: theo dõi gì, tại đâu, thời hạn bao lâu.

Lỗi 3: Không ghi kết quả hội chẩn (nếu đã hội chẩn) vào phần kết luận của sổ khám.

Phụ lục IV — Biên bản Xác nhận Tiếp xúc với Yếu tố Có hại Gây BNN Cấp tính

Khi nào dùng? Ai điền?

Dùng thay thế kết quả QTMT trong trường hợp khám phát hiện BNN sau phơi nhiễm cấp tính (Điều 7 Khoản 2 TT 56/2025) — khi chưa kịp có kết quả QTMT chính thức. NSDLĐ tổ chức lập, có thể do bộ phận YTCS hoặc người phụ trách ATVSLĐ soạn và trình NSDLĐ ký.

Nội dung bắt buộc

Biên bản gồm 6 mục:

1. Thông tin NLĐ: họ tên, tuổi, giới, nghề nghiệp, nơi công tác
2. Hoàn cảnh xảy ra BNN cấp tính: tường trình chi tiết (ngày, giờ, địa điểm, công việc đang làm, sự kiện xảy ra)
3. Thông tin về tình trạng bệnh: triệu chứng xuất hiện ngay sau phơi nhiễm
4. Thông tin về nguồn gây bệnh: tên yếu tố có hại, đặc điểm, ước tính mức độ tiếp xúc
5. Đã xử trí như thế nào: các bước sơ cứu/xử trí y tế đã thực hiện
6. Tình trạng sức khỏe hiện tại của NLĐ

Phần ký tên: NLĐ tiếp xúc, người chứng kiến, đại diện NSDLĐ — ba chữ ký này đều bắt buộc.

Lỗi phổ biến

Lỗi 1: Lập biên bản quá muộn — sau vài ngày khi NLĐ đã tự đi khám hoặc triệu chứng đã thuyên giảm. Biên bản phải được lập ngay sau sự cố khi thông tin còn chính xác.

Lỗi 2: Mô tả sự kiện quá sơ sài ("bị kim đâm", "hít phải hóa chất") mà không có chi tiết đủ để cơ sở KCB xác định hướng khám. Cần ghi: loại kim (kim tiêm, kim chọc dịch), vị trí đâm, độ sâu ước tính, máu có chảy ra không, nguồn bệnh nhân là gì (nếu biết).

Lỗi 3: Thiếu chữ ký người chứng kiến — trong nhiều sự cố, NLĐ thường không thông báo ngay mà tự xử lý. Khi lập biên bản muộn, tìm người chứng kiến thường khó. CSYT cần có quy trình nội bộ để đảm bảo báo cáo sự cố ngay lập tức.

Phụ lục V — Biên bản Điều tra Bệnh Nghề nghiệp (Cấp cơ sở)

Khi nào dùng? Ai điền?

Dùng khi NSDLĐ tự điều tra BNN tại cơ sở (trước khi đoàn điều tra nhà nước đến, hoặc cho các trường hợp không thuộc diện điều tra bắt buộc). Đoàn điều tra cấp cơ sở do NSDLĐ thành lập điền.

Lưu ý: Phụ lục IX TT 56/2025 là biên bản điều tra dành cho Đoàn điều tra BNN cấp tỉnh/Trung ương (do cơ quan nhà nước thành lập). Phụ lục V là biên bản cấp cơ sở — hai mẫu khác nhau, không dùng lẫn.

Nội dung bắt buộc

Biên bản Phụ lục V ghi nhận: thông tin cơ sở và đoàn điều tra, mô tả sự kiện và điều kiện xảy ra BNN, kết luận nguyên nhân, khuyến nghị khắc phục, ký xác nhận.

Lỗi phổ biến

Lỗi: Dùng Phụ lục V (cấp cơ sở) thay cho Phụ lục IX (cấp nhà nước) hoặc ngược lại — hai biểu mẫu khác nhau về chủ thể lập và thẩm quyền xác nhận.

Phụ lục VI — Giấy Khám Bệnh Nghề nghiệp

Ai điền? Đây là tài liệu gì?

Cơ sở KCB nghề nghiệp lập sau khi chẩn đoán xác định NLĐ mắc BNN. Đây là tài liệu pháp lý xác nhận chẩn đoán BNN — là căn cứ để NLĐ làm hồ sơ hưởng BHXH và để NSDLĐ làm thủ tục giám định KNLĐ.

Nội dung bắt buộc

Phần A — Thông tin NLĐ:

• Hành chính đầy đủ
• Tiền sử tiếp xúc nghề nghiệp (loại yếu tố có hại, thời gian tiếp xúc, kết quả QTMT liên quan)

Phần B — Kết quả khám:

• Lâm sàng và cận lâm sàng (kết quả cụ thể các xét nghiệm theo BNN được chẩn đoán)
• Hội chẩn (nếu có) — ghi nhận kết luận hội chẩn

Phần C — Kết luận:

• Chẩn đoán xác định BNN — ghi đúng tên BNN theo danh mục TT 60/2025
• Hướng giải quyết: điều trị / điều dưỡng / phục hồi chức năng / giám định KNLĐ
• Ký và đóng dấu của cơ sở KCB nghề nghiệp + ký của bác sĩ kết luận

Lỗi phổ biến

Lỗi 1: Không ghi đúng tên BNN theo danh mục TT 60/2025 — dùng tên bệnh lâm sàng thông thường ("viêm gan B mạn tính") thay vì tên pháp lý ("Bệnh viêm gan vi rút B nghề nghiệp"). Khi nộp hồ sơ BHXH, tên BNN không khớp danh mục sẽ bị từ chối.

Lỗi 2: Không ghi kết quả QTMT liên quan trong phần tiền sử tiếp xúc — cơ quan BHXH có thể yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

Lỗi 3: Không có chữ ký và đóng dấu của cơ sở KCB nghề nghiệp — chỉ có chữ ký bác sĩ. Giấy Khám BNN phải có dấu của cơ sở (không phải dấu phòng khám riêng lẻ).

Phụ lục VII — Báo cáo Trường hợp Mắc Bệnh Nghề nghiệp

Ai điền? Gửi cho ai?

Cơ sở KCB nghề nghiệp điền và gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về y tế có thẩm quyền (Sở Y tế hoặc cơ quan được ủy quyền) sau mỗi trường hợp chẩn đoán xác định BNN. Đây là nghĩa vụ báo cáo bắt buộc theo Điều 19 Khoản 4 TT 56/2025.

Nội dung bắt buộc

Phần I — Thông tin cơ sở lao động:

• Tên, địa chỉ NSDLĐ
• Số lao động, ngành nghề chính

Phần II — Thông tin NLĐ mắc BNN:

• Hành chính NLĐ
• Tên BNN theo danh mục TT 60/2025
• Yếu tố có hại gây BNN
• Thời gian tiếp xúc
• Kết quả QTMT (hoặc Biên bản Phụ lục IV nếu cấp tính)

Phần III — Phân tích:

• Nguyên nhân chính gây BNN
• Biện pháp đã áp dụng và đề xuất khắc phục

Phần IV — Ký xác nhận: Cơ sở KCB nghề nghiệp ký, đóng dấu

Lỗi phổ biến

Lỗi 1: Không gửi báo cáo (vi phạm NĐ 90/2026 Điều 17 Khoản 1c, phạt 3–5 triệu).

Lỗi 2: Gửi báo cáo chậm — TT 56/2025 không quy định thời hạn cụ thể cho Phụ lục VII, nhưng thông lệ pháp lý là báo cáo trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập Giấy khám BNN (Phụ lục VI).

Lỗi 3: Báo cáo không đầy đủ phần phân tích nguyên nhân — ghi sơ sài hoặc chỉ liệt kê kết quả khám mà không phân tích yếu tố môi trường lao động.

Bảng tổng hợp: 7 biểu mẫu theo vòng đời quy trình

Những lỗi chung áp dụng cho tất cả biểu mẫu

Lỗi chung 1 — Không ghi ngày tháng năm đầy đủ: Các biểu mẫu pháp lý yêu cầu ghi đầy đủ ngày-tháng-năm, không viết tắt hay bỏ trống.

Lỗi chung 2 — Dùng biểu mẫu cũ của TT 28/2016: TT 28/2016 đã hết hiệu lực từ 15/02/2026. Tất cả biểu mẫu cũ không còn giá trị pháp lý. Đây là lỗi phổ biến nhất trong giai đoạn chuyển tiếp từ tháng 02–06/2026.

Lỗi chung 3 — Thiếu chữ ký hoặc đóng dấu bắt buộc: Mỗi biểu mẫu có quy định riêng về ai ký, ai đóng dấu. Kiểm tra kỹ phần cuối mỗi biểu mẫu trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Lỗi chung 4 — Không lưu bản gốc: NSDLĐ thường chỉ giữ bản photo. Với Phụ lục VI và VII, bản gốc có giá trị pháp lý cao hơn — cần có quy trình quản lý bản gốc rõ ràng.

Kết luận

Bảy biểu mẫu TT 56/2025 tạo thành chuỗi hồ sơ liên tục theo vòng đời quản lý BNN. Mỗi biểu mẫu là một mắt xích — thiếu hoặc sai một mắt xích sẽ làm gián đoạn quyền lợi NLĐ và làm lộ lỗ hổng tuân thủ của CSYT.

Ba hành động ưu tiên để CSYT chuẩn bị ngay:

1. Tải và in các biểu mẫu mới từ cổng thông tin Bộ Y tế — loại bỏ toàn bộ biểu mẫu cũ theo TT 28/2016.
2. Phân công rõ người chịu trách nhiệm lập từng biểu mẫu trong quy trình nội bộ.
3. Xây dựng checklist kiểm tra hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp cho cơ sở KCB hoặc gửi báo cáo.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết hướng dẫn điền biểu mẫu dựa trên nội dung TT 56/2025/TT-BYT và kinh nghiệm thực tế. Nội dung mang tính tham khảo — trong các trường hợp cụ thể, cơ sở y tế cần đối chiếu trực tiếp với biểu mẫu gốc trong thông tư và tham vấn cơ quan quản lý y tế địa phương khi có vướng mắc.