Biểu Mẫu và Hồ Sơ KSKĐK: Mẫu Số 03 theo Phụ Lục XXIV TT 32/2023 và Hướng Dẫn Sử Dụng

Mở đầu

Sổ Khám sức khỏe định kỳ (KSKĐK) — Mẫu số 03, Phụ lục XXIV, TT 32/2023/TT-BYT — là tài liệu trung tâm của toàn bộ chương trình KSKĐK tại CSYT. Đây không chỉ là mẫu biểu hành chính: sổ được sử dụng liên tục qua nhiều năm cho cùng một nhân viên, tích lũy dữ liệu sức khỏe dài hạn và là căn cứ pháp lý khi có tranh chấp về BNN hoặc tai nạn lao động.

Việc sử dụng sai mẫu hoặc điền không đầy đủ là lỗi phổ biến bị phát hiện trong thanh tra ATVSLĐ tại CSYT. Bài viết này hướng dẫn cụ thể từng phần của Mẫu số 03 và các yêu cầu pháp lý đi kèm.

1. Tổng quan Mẫu số 03 — Sổ KSKĐK

1.1 Đặc điểm của sổ KSKĐK (phân biệt với Giấy KSK cá nhân)

Quan trọng: Mẫu số 03 là sổ — không phải giấy rời cho từng đợt. Mỗi nhân viên có một sổ riêng, được sử dụng liên tục qua các đợt KSKĐK từ khi bắt đầu làm việc đến khi nghỉ việc.

1.2 Cấu trúc Mẫu số 03

Mẫu số 03 gồm các phần chính:

Trang bìa và thông tin cá nhân:

• Họ tên, ngày sinh, giới tính, đơn vị công tác, vị trí công việc
• Ảnh chân dung 4×6 cm — được đóng dấu giáp lai sau khi đối chiếu nhân thân (TT 32/2023, Điều 35, Khoản 2a-b)

Phần khám lâm sàng (theo từng đợt):
Các chuyên khoa phải được khám đầy đủ theo Mẫu số 03 (TT 32/2023, Điều 36, Khoản 3, 5):

• Nội khoa tổng quát (tim mạch, hô hấp, tiêu hóa, tiết niệu...)
• Thần kinh và tâm thần
• Ngoại khoa (cơ xương khớp, ngoại tổng quát)
• Mắt
• Tai mũi họng
• Răng hàm mặt
• Da liễu

Phần cận lâm sàng:

• Nhân trắc học: chiều cao, cân nặng, vòng ngực, huyết áp, nhịp tim
• Xét nghiệm máu: công thức máu, đường huyết, urê/creatinin
• Tổng phân tích nước tiểu
• X-quang ngực (tùy chỉ định lâm sàng)

Phần bổ sung cho lao động nữ (Phụ lục XXV, TT 32/2023, Điều 36, Khoản 4):

• Khám phụ sản: phụ khoa, siêu âm tử cung-phần phụ, sàng lọc ung thư cổ tử cung/vú theo Phụ lục XXV

Phần kết luận và phân loại sức khỏe:

• Kết quả từng chuyên khoa
• Phân loại sức khỏe tổng hợp: Loại I / II / III / IV / V theo QĐ 1613/BYT-QĐ
• Tư vấn điều trị hoặc giới thiệu khám thêm nếu có bệnh tật (TT 32/2023, Điều 37, Khoản 3b)
• Chữ ký người kết luận + dấu cơ sở KCB (TT 32/2023, Điều 37, Khoản 4)

2. Hướng dẫn điền từng phần

2.1 Ảnh — Yêu cầu kỹ thuật

Theo TT 32/2023, Điều 34, Khoản 1 (áp dụng chung cho tất cả mẫu KSK):

• Kích thước: 4 cm × 6 cm, nền trắng
• Thời gian: chụp trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
• Sau khi đối chiếu nhân thân: đóng dấu giáp lai vào ảnh (TT 32/2023, Điều 35, Khoản 2b)

Lưu ý thực tế: Nhiều CSYT sử dụng ảnh cũ hoặc không yêu cầu ảnh mới mỗi đợt khám tập thể. Ảnh chỉ cần cập nhật khi ảnh cũ đã quá 6 tháng hoặc không còn nhận ra được — thực tế CSYT có thể lưu ảnh từ lần đầu và cập nhật định kỳ vài năm một lần nếu nhận dạng còn tốt.

2.2 Thông tin tiếp xúc nghề nghiệp

Phần này thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng: ghi rõ vị trí công việc và yếu tố tiếp xúc nghề nghiệp của nhân viên. Thông tin này cần thiết để:

• Cơ sở KCB xác định nội dung khám bổ sung phù hợp (theo Mẫu số 03)
• Phục vụ so sánh khi kết quả khám có liên quan đến nghề nghiệp

2.3 Phần kết luận — Ai được ký?

Theo TT 32/2023, Điều 37, Khoản 3-4:

• Người kết luận là người hành nghề được cơ sở KCB phân công thực hiện kết luận phân loại sức khỏe
• Phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ sở KCB
• Dấu sử dụng trong giao dịch chính thức theo quy định pháp luật về quản lý con dấu

Lỗi phổ biến: Sổ được trả lại không có chữ ký người kết luận, hoặc chỉ có chữ ký bác sĩ từng chuyên khoa mà không có kết luận tổng hợp. Trường hợp này hồ sơ không hợp lệ.

2.4 Điền nhiều đợt vào cùng một sổ

Mỗi đợt KSKĐK được ghi vào các trang tiếp theo của cùng sổ — không lập sổ mới. Khi sổ hết trang, lập sổ mới và ghi chú liên tục từ sổ trước.

3. Hồ sơ bổ sung đi kèm Mẫu số 03

3.1 Giấy giới thiệu của CSYT (NSDLĐ)

Theo TT 32/2023, Điều 34, Khoản 4b, đối với khám KSKĐK theo hợp đồng tập thể: nhân viên có tên trong danh sách do CSYT xác nhận — danh sách này thay thế cho giấy giới thiệu đơn lẻ khi khám tập thể theo hợp đồng.

3.2 Hồ sơ sức khỏe cá nhân — TT 19/2016

Song song với Mẫu số 03, CSYT duy trì hồ sơ sức khỏe cá nhân cho từng nhân viên theo TT 19/2016/TT-BYT, Điều 3. Đây là hồ sơ tổng hợp dài hạn, bao gồm không chỉ kết quả KSKĐK mà còn các lần điều trị, tai nạn lao động, phơi nhiễm nghề nghiệp... Mẫu biểu theo Phụ lục TT 19/2016 và NĐ 39/2016/NĐ-CP.

3.3 Phụ lục XXV — Khám bổ sung lao động nữ

Cơ sở KCB lập riêng kết quả khám phụ sản theo Phụ lục XXV, TT 32/2023 cho lao động nữ. Kết quả này được ghi vào sổ Mẫu số 03 phần tương ứng.

4. Thời hạn trả kết quả và lưu trữ

4.1 Thời hạn trả sổ

Theo TT 32/2023, Điều 38, Khoản 3:

• Khám đơn lẻ: cơ sở KCB trả sổ trong 24 giờ kể từ khi kết thúc khám (trừ khi cần xét nghiệm bổ sung)
• Khám tập thể theo hợp đồng: trả theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng — cần ghi rõ số ngày làm việc cụ thể trong hợp đồng (xem bài 2.2.03)

4.2 Nơi lưu và thời hạn lưu trữ

Theo TT 32/2023, Điều 38, Khoản 1:

• Đơn vị quản lý NLĐ (CSYT — với tư cách NSDLĐ) bảo quản và lưu trữ sổ KSKĐK
• Cơ sở KCB lưu 1 bản theo quy định của mình
• Thời hạn lưu trữ: theo TT 33/2025/TT-BYT (thay thế TT 53/2017 từ 01/7/2025) — tối thiểu 5 năm (mục 47, Phụ lục TT 33/2025: "sổ, sách phục vụ công tác KCB"). CSYT nên tham vấn Sở Y tế địa phương để xác nhận cách phân loại khi chưa có hướng dẫn cụ thể hơn.
• Ngoại lệ nhân viên bức xạ: hồ sơ sức khỏe lưu 30 năm theo Điều 16, Khoản 4, TT 59/2025/TT-BKHCN

5. Lỗi phổ biến khi sử dụng Mẫu số 03

Kết luận

Mẫu số 03 là xương sống của toàn bộ hệ thống hồ sơ KSKĐK tại CSYT. Hai điểm không thể bỏ qua: mỗi nhân viên một sổ riêng dùng liên tục (không lập mới mỗi đợt), và sổ phải được lưu tại đơn vị quản lý NLĐ — không phải tại cơ sở KCB. Thiết lập quy trình kiểm tra checklist ngay khi nhận sổ từ cơ sở KCB sẽ phát hiện và khắc phục ngay các lỗi phổ biến trước khi hồ sơ được lưu trữ.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Bài viết hướng dẫn sử dụng Mẫu số 03 dựa trên TT 32/2023/TT-BYT và các văn bản liên quan tại thời điểm biên soạn (05/2026). Mẫu biểu chính thức cần được tải từ nguồn gốc — Phụ lục XXIV, TT 32/2023/TT-BYT. Y Tế Cơ Quan không chịu trách nhiệm pháp lý đối với các quyết định quản lý được đưa ra dựa trên nội dung bài viết này.