Hồ sơ Sức khỏe Nghề nghiệp Cá nhân: Nội dung Bắt buộc và Quản lý theo TT 56/2025 và TT 19/2016

Mở đầu

Hồ sơ sức khỏe nghề nghiệp cá nhân là xương sống của toàn bộ hệ thống OHS — không có hồ sơ đầy đủ và liên tục, không thể phát hiện xu hướng sức khỏe theo thời gian, không thể chứng minh tuân thủ pháp luật khi bị thanh tra, và không thể hỗ trợ NVYT khi họ cần công nhận BNN hoặc hưởng chế độ BHXH.

Pháp luật Việt Nam quy định hồ sơ SK NLĐ theo hai tầng độc lập — hồ sơ cá nhân và hồ sơ tổng hợp đơn vị — với nội dung, mẫu biểu và trách nhiệm lưu trữ khác nhau. Bài viết này phân tích đầy đủ yêu cầu pháp lý hiện hành và hướng dẫn thực hiện.

Tóm tắt nội dung chính

Loại hồ sơ	Văn bản quy định	Mẫu biểu	Lưu trữ tại	Thời hạn lưu
Hồ sơ SK cá nhân	TT 19/2016 Điều 3; Luật ATVSLĐ Điều 27	Tổng hợp từ nhiều mẫu	Bộ phận YTCS của NSDLĐ	Suốt thời gian làm việc + theo quy định lưu trữ
Sổ KSKĐK	TT 32/2023 Điều 34, 38	Mẫu 03, Phụ lục XXIV	Đơn vị quản lý NLĐ	Theo TT 53/2017/TT-BYT
Phiếu khám trước bố trí	TT 56/2025 Điều 4	Phụ lục II, TT 56/2025	NSDLĐ và cơ sở KCB	Theo quy định lưu trữ hồ sơ y tế
Sổ khám phát hiện BNN	TT 56/2025 Điều 8	Phụ lục III, TT 56/2025	NSDLĐ và cơ sở KCB	Theo quy định lưu trữ hồ sơ y tế
Giấy khám BNN (nếu có)	TT 56/2025 Điều 9	Phụ lục VI, TT 56/2025	NSDLĐ và NLĐ	Dài hạn — cơ sở để hưởng chế độ BHXH
Sổ theo dõi SK toàn đơn vị	TT 19/2016 Điều 3, Phụ lục 2	Phụ lục 2, TT 19/2016	Bộ phận YTCS	Hàng năm, nộp báo cáo

Phân tích chi tiết

Điều 27, Luật ATVSLĐ 2015 — Khung nghĩa vụ gốc

Người sử dụng lao động có trách nhiệm:

Lập và quản lý hồ sơ SK của NLĐ và hồ sơ SK của người bị BNN
Thông báo kết quả khám cho người lao động biết — đây là quyền của NLĐ, không phải tùy chọn của NSDLĐ
Báo cáo hàng năm về việc quản lý SK NLĐ lên cơ quan quản lý nhà nước

Ý nghĩa thực tế: Nghĩa vụ "thông báo kết quả" tạo ra yêu cầu về quy trình — CSYT cần có cơ chế cụ thể để đảm bảo kết quả khám đến tay từng NVYT, đặc biệt kết quả bất thường, không chỉ lưu vào hồ sơ tập trung.

Điều 3, TT 19/2016/TT-BYT — Hai lớp hồ sơ bắt buộc

Lớp 1 — Hồ sơ SK cá nhân (Individual Occupational Health Record):

Đây là hồ sơ theo từng NVYT, cập nhật liên tục trong suốt thời gian làm việc. Nội dung bao gồm:

Thông tin nhân thân và vị trí làm việc (bao gồm lịch sử luân chuyển)
Kết quả tất cả các lần KSKĐK (Sổ KSKĐK, Mẫu 03)
Phiếu khám SK trước khi bố trí làm việc (Phụ lục II, TT 56/2025) — cập nhật mỗi lần thay đổi vị trí có yếu tố có hại
Sổ khám phát hiện BNN (Phụ lục III, TT 56/2025) — tất cả các lần khám
Giấy khám BNN (Phụ lục VI, TT 56/2025) nếu được chẩn đoán mắc BNN
Hồ sơ điều trị liên quan đến BNN (nếu có)
Ghi chú về sự cố phơi nhiễm nghề nghiệp đã xảy ra

Lớp 2 — Sổ theo dõi tình hình SK và bệnh tật toàn đơn vị (Phụ lục 2, TT 19/2016):

Tài liệu tổng hợp cấp tổ chức, bao gồm:

Danh sách toàn bộ NLĐ theo khoa/phòng và nhóm nguy cơ
Tổng hợp kết quả KSKĐK theo năm (số người theo phân loại SK I–V)
Danh sách NLĐ mắc BNN (nếu có)
Tóm tắt kết quả QTMT
Được dùng làm cơ sở lập báo cáo hàng năm nộp cơ quan quản lý

Điều 34, 38, TT 32/2023 — Sổ KSKĐK

Hồ sơ đầu vào: Sổ KSKĐK (Mẫu 03, Phụ lục XXIV) + giấy giới thiệu của NSDLĐ. Mẫu 03 là tài liệu bắt buộc — không được dùng mẫu tự thiết kế thay thế.

Lưu trữ: Theo Điều 38 TT 32/2023, hồ sơ KSKĐK do đơn vị quản lý NLĐ bảo quản và lưu trữ — không phải cơ sở KCB giữ cho NSDLĐ. Khi NVYT nghỉ việc hoặc luân chuyển, hồ sơ phải được chuyển giao theo.

Thời hạn trả kết quả: 24 giờ với khám đơn lẻ; theo hợp đồng với khám tập thể. Giá trị sử dụng: 12 tháng kể từ ngày ký kết luận.

Điều 4, 8, TT 56/2025 — Hồ sơ khám SK trước bố trí và khám phát hiện BNN

Phiếu khám SK trước khi bố trí làm việc (Phụ lục II):

Do NSDLĐ chuẩn bị và cung cấp cho NLĐ trước khi đến khám
Phải kèm theo Giấy giới thiệu (Phụ lục I) ghi rõ nghề/công việc và yếu tố có hại
Cơ sở KCB điền kết quả vào phiếu này, NSDLĐ lưu vào hồ sơ cá nhân của NLĐ

Sổ khám phát hiện BNN (Phụ lục III):

Lưu trữ tất cả các lần khám phát hiện BNN của từng NLĐ theo thứ tự thời gian
Phải đính kèm bản sao kết quả QTMT còn hiệu lực (hoặc Biên bản xác nhận tiếp xúc trong trường hợp BNN cấp tính)
Khi NLĐ được chẩn đoán mắc BNN: cơ sở KCB lập Giấy khám BNN (Phụ lục VI) trong vòng 20 ngày

Quy trình quản lý hồ sơ tại CSYT

Khi NVYT mới tuyển dụng

Tạo hồ sơ SK cá nhân mới
Thực hiện khám SK trước khi bố trí làm việc → lưu Phụ lục II vào hồ sơ
Ghi vào Sổ theo dõi tổng hợp (Phụ lục 2, TT 19/2016)
Lên lịch KSKĐK và khám phát hiện BNN (nếu thuộc diện) từ đầu

Sau mỗi đợt KSKĐK

Nhận Sổ KSKĐK (Mẫu 03) từ đơn vị KCB
Rà soát kết quả — xác định ca bất thường cần xử lý
Thông báo kết quả cho từng NVYT (nghĩa vụ Điều 27 Luật ATVSLĐ)
Cập nhật hồ sơ cá nhân và Sổ tổng hợp
Lên lịch theo dõi cho ca bất thường

Khi NVYT luân chuyển sang vị trí mới có yếu tố có hại

Thực hiện khám SK trước bố trí (TT 56/2025 Chương II)
Cập nhật thông tin vị trí làm việc và yếu tố có hại trong hồ sơ cá nhân
Điều chỉnh nội dung giám sát SK theo nhóm nguy cơ mới

Khi NVYT nghỉ việc

Hoàn thiện và đóng hồ sơ SK cá nhân
Thông báo cho NVYT về quyền nhận bản sao hồ sơ SK của mình
Lưu trữ theo thời hạn quy định

Bảo mật thông tin SK cá nhân

Hồ sơ SK là thông tin y tế nhạy cảm — cần quy định rõ:

Ai được truy cập: Người làm công tác YTCS; Giám đốc hoặc người được ủy quyền cụ thể; bản thân NLĐ; cơ quan quản lý nhà nước khi thanh tra
Ai không được truy cập: Quản lý trực tiếp của NLĐ (trừ khi cần biết để điều chỉnh công việc và đã được NLĐ đồng ý); đồng nghiệp
Hình thức lưu trữ: Bảo mật vật lý (tủ khóa) hoặc bảo mật điện tử (phân quyền truy cập)

Kết luận

Hồ sơ SK nghề nghiệp cá nhân đầy đủ là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất trong hệ thống OHS — bảo vệ cả NVYT (khi cần công nhận BNN, hưởng chế độ BHXH) lẫn CSYT (khi bị thanh tra hoặc tranh chấp pháp lý). Ba điểm hành động ưu tiên:

Kiểm tra ngay hai lớp hồ sơ đang có tại CSYT — đủ nội dung, đúng mẫu biểu, lưu trữ có hệ thống không?
Thiết lập quy trình cập nhật sau mỗi đợt khám — hồ sơ không được cập nhật sau khi khám cũng như không có hồ sơ
Xây dựng cơ chế thông báo kết quả cho NVYT — đây là nghĩa vụ pháp lý, không phải tùy chọn

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Bài viết phân tích yêu cầu pháp lý về hồ sơ SK NLĐ dựa trên TT 19/2016, TT 32/2023 và TT 56/2025 có hiệu lực tại thời điểm biên soạn (05/2026). Mẫu biểu cụ thể cần tải từ văn bản pháp lý gốc — không sử dụng mẫu tự thiết kế thay thế cho các phụ lục bắt buộc.

Đăng nhập để gửi ý kiến

Tham khảo thêm

Xây dựng Chương trình Giám sát Sức khỏe Nghề nghiệp từ Đầu: Lộ trình 5 Bước cho Cơ sở Y tế

Khi được giao nhiệm vụ xây dựng hoặc chuẩn hóa chương trình giám sát sức khỏe nghề nghiệp (OHS) cho bệnh viện, một trong những câu hỏi thực tiễn nhất mà cán bộ phụ trách thường gặp là: bắt đầu từ đâu? Phần lớn CSYT không xuất phát từ điểm bằng không — họ đã có KSKĐK hàng năm, đã có quan trắc MTLĐ định kỳ, đã có bộ phận YTCS với một vài nhân sự. Vấn đề là các hoạt động này đang tồn tại rời rạc, không kết nối với nhau, và kết quả từ hoạt động này không được dùng để ra quyết định trong hoạt động kia. Xây dựng chương trình OHS, trong thực tế, phần lớn là kết nối và hệ thống hóa những gì đã có — hơn là tạo ra từ đầu. Bài viết này trình bày lộ trình 5 bước theo trình tự logic, có thể áp dụng cho CSYT ở mọi quy mô — từ phòng khám đa khoa 50 nhân viên đến bệnh viện đa khoa hạng I với hàng nghìn NVYT.

Bộ phận Y tế Cơ sở trong Bệnh viện: Vai trò, Nhân lực và Năng lực Cần có

Trong nhiều CSYT Việt Nam, hoạt động y tế lao động được thực hiện bởi một hoặc vài nhân sự kiêm nhiệm — thường là y sĩ hoặc điều dưỡng phụ trách công tác TCCB, không có đào tạo chuyên biệt về y tế lao động và không có đủ thời gian để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ. Kết quả là chương trình OHS tồn tại trên giấy tờ nhưng không vận hành hiệu quả trên thực tế. Bài viết này làm rõ: pháp luật Việt Nam yêu cầu gì về tổ chức bộ phận y tế cơ sở (YTCS) tại CSYT, người làm công tác y tế cần có những năng lực gì, và cách CSYT có thể đáp ứng yêu cầu trong điều kiện nguồn lực thực tế.

Hệ thống Thông tin Quản lý OHS: Từ Sổ tay đến Phần mềm — Lộ trình Số hóa

Một chương trình OHS có thể được thiết kế hoàn hảo trên giấy nhưng thất bại trong vận hành nếu hệ thống quản lý thông tin không hỗ trợ được nhu cầu thực tế. Khi bộ phận YTCS phải tra cứu xem NVYT A có còn hạn KSKĐK không, hay NVYT B đã đến hạn khám phát hiện BNN chưa — nếu câu trả lời đòi hỏi lật qua nhiều tập hồ sơ giấy hoặc nhiều file Excel rời rạc, tính kịp thời của chương trình OHS sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Bài viết này hướng dẫn xây dựng hệ thống thông tin OHS phù hợp theo quy mô CSYT — từ mô hình đơn giản nhất bằng Excel đến phần mềm tích hợp — với tiêu chí lựa chọn và lộ trình số hóa thực tế.

Trách nhiệm Pháp lý của Cơ sở Y tế trong Giám sát Sức khỏe Nghề nghiệp: Khi nào Bị Xử phạt và Mức phạt Là bao nhiêu?

Trong các cuộc trao đổi về xây dựng chương trình OHS, một câu hỏi thực tiễn thường được lãnh đạo CSYT đặt ra là: Nếu không làm đầy đủ thì rủi ro thực sự là gì? Đây là câu hỏi hợp lý — và có câu trả lời cụ thể từ khung pháp lý hiện hành. Bài viết này phân tích các vi phạm OHS phổ biến tại CSYT, mức xử phạt hành chính theo NĐ 12/2022/NĐ-CP, và các rủi ro pháp lý dân sự khi xảy ra BNN hoặc tai nạn lao động. Mục tiêu không phải răn đe mà là cung cấp thông tin để lãnh đạo CSYT đánh giá rủi ro tuân thủ một cách khách quan

Khám Sức Khỏe Trước Khi Bố Trí Công Việc tại Cơ Sở Y Tế: Tổng Quan và Khung Pháp Lý theo TT 56/2025/TT-BYT

Trong quy trình tuyển dụng nhân viên y tế, hầu hết cơ sở y tế đều có tổ chức khám sức khỏe đầu vào. Nhưng nếu nhìn kỹ hơn vào thực tế, sẽ thấy một câu hỏi quan trọng thường bị bỏ qua: loại khám này có đang được thực hiện đúng theo quy định pháp lý hiện hành không? Thông tư 56/2025/TT-BYT (có hiệu lực từ 15/02/2026, thay thế TT 28/2016) đặt ra một khung pháp lý rõ ràng cho khám sức khỏe trước khi bố trí làm việc — một loại hình khám có đối tượng, nội dung, hồ sơ và yêu cầu năng lực thực hiện khác biệt so với khám sức khỏe định kỳ thông thường. Với những cơ sở y tế đang tuyển dụng nhân viên vào các vị trí tiếp xúc hóa chất khử khuẩn, bức xạ ion hóa, hoặc các yếu tố có hại khác, việc hiểu đúng và thực hiện đúng loại khám này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý — mà còn là nền tảng để bảo vệ sức khỏe nghề nghiệp cho nhân viên ngay từ ngày đầu tiên làm việc. Bài viết này cung cấp tổng quan toàn diện về khám sức khỏe trước khi bố trí công việc (pre-placement health examination) trong bối cảnh cơ sở y tế Việt Nam: khái niệm, mục đích, khung pháp lý, đối tượng, nội dung và những điểm khác biệt mà lãnh đạo cũng như cán bộ phụ trách ATVSLĐ cần nắm rõ.

Đầu việc

4. Khám SK & quản lý BNN