TT 33/2025: Thay đổi về Lưu trữ Hồ sơ Y tế từ 01/7/2025 — Cơ sở Y tế cần Điều chỉnh gì với Hồ sơ OH&S?

Mở đầu

TT 33/2025/TT-BYT ngày 01/7/2025 của Bộ Y tế quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành y tế — thay thế TT 53/2017/TT-BYT từ ngày có hiệu lực. Đây là cập nhật quan trọng vì TT 53/2017 đã lỗi thời sau 8 năm, không phản ánh các loại hồ sơ mới phát sinh theo luật mới (Luật KCB 2023, Luật BHXH 2024, Luật ATVSLĐ 2015).

Với CSYT, điểm quan trọng nhất của TT 33/2025 là: một số loại hồ sơ OH&S không có số mục riêng trong thông tư — và Điều 1 Khoản 2b quy định nguyên tắc áp dụng thời hạn tương đương. Hiểu đúng nguyên tắc này giúp CSYT xác định thời hạn lưu cho từng loại hồ sơ mà không cần chờ hướng dẫn chi tiết thêm.

1. Các thay đổi lớn so với TT 53/2017

Điểm mới 1: Hồ sơ phơi nhiễm HIV nghề nghiệp — 50 năm (mới hoàn toàn)

TT 33/2025 lần đầu tiên quy định thời hạn riêng cho hồ sơ phơi nhiễm HIV nghề nghiệp:

• STT 122: Hồ sơ dự phòng về phơi nhiễm HIV do TNRRNNN và lây nhiễm HIV trong dịch vụ y tế → 50 năm
• STT 123: Hồ sơ cấp giấy chứng nhận nhiễm HIV do TNRRNNN → 50 năm

TT 53/2017 không có mục riêng cho loại hồ sơ này. Thực tế nhiều CSYT chỉ lưu theo quy định hồ sơ KCB thông thường (10–15 năm) — nay phải điều chỉnh tăng lên 50 năm.

Điểm mới 2: Hồ sơ xây dựng danh mục BNN — vĩnh viễn

STT 151: Hồ sơ xây dựng danh mục BNN được hưởng BHXH → vĩnh viễn

Đây là loại hồ sơ cấp quốc gia lưu tại cơ quan ban hành — nhưng cơ sở y tế tham gia đóng góp hồ sơ cũng cần giữ bản sao vĩnh viễn.

Điểm mới 3: Hồ sơ hoạt động KCB nghề nghiệp — 20 năm

STT 166: Hồ sơ xây dựng và triển khai hoạt động đối với cơ sở khám, điều trị BNN → 20 năm

Áp dụng cho CSYT có chức năng KCB nghề nghiệp: hồ sơ vận hành dịch vụ KCB nghề nghiệp lưu 20 năm.

Điểm mới 4: Hồ sơ y tế lao động tổng quát — 20 năm

Các mục 167–171 trong TT 33/2025 đặt thời hạn 20 năm cho nhóm hồ sơ liên quan trực tiếp đến OH&S:

• Hồ sơ đề án chăm sóc SK NLĐ, phòng chống BNN: 20 năm
• Hồ sơ cấp chứng chỉ y tế lao động và huấn luyện sơ cứu: 20 năm
• Hồ sơ QTMT: 20 năm
• Hồ sơ cấp phép phòng khám KCB nghề nghiệp: 20 năm

2. Hồ sơ OH&S không có mục riêng — áp dụng nguyên tắc tương đương

TT 33/2025 Điều 1 Khoản 2b: "Đối với hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Thông tư này, cơ quan, tổ chức áp dụng thời hạn lưu trữ tương đương với nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng... Mức xác định thời hạn lưu trữ không được thấp hơn mức thời hạn lưu trữ được quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư này."

Áp dụng cho CSYT:

3. Quy định chuyển tiếp quan trọng

Điều 2 Khoản 3 TT 33/2025 quy định: "Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành y tế đã được xác định trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thì không áp dụng Thông tư này để xác định lại thời hạn lưu trữ."

Hệ quả thực tế: Với hồ sơ đã lập trước 01/7/2025 và đã được xác định thời hạn lưu trữ theo TT 53/2017 — giữ nguyên thời hạn đó. Chỉ hồ sơ lập từ 01/7/2025 trở đi mới áp dụng TT 33/2025.

Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để CSYT rà soát toàn bộ danh mục hồ sơ OH&S và xác định thời hạn mới cho các hồ sơ chưa có quy định cụ thể.

4. Hành động CSYT cần thực hiện

Ưu tiên 1: Ngay lập tức (trước 31/12/2025)

Xác định và tách riêng hồ sơ phơi nhiễm HIV nghề nghiệp (PEP HIV, giấy chứng nhận nhiễm HIV do TNRRNNN) → đưa vào hệ thống lưu trữ 50 năm. Đây là thay đổi quan trọng nhất và ảnh hưởng trực tiếp đến CSYT có nhân viên tiếp xúc máu.

Ưu tiên 2: Trong 6 tháng

Rà soát toàn bộ hồ sơ OH&S chưa có số mục trong TT 33/2025 → áp dụng nguyên tắc tương đương để xác định thời hạn → cập nhật vào danh mục lưu trữ nội bộ.

Ưu tiên 3: Từ 01/7/2025 trở đi

Tất cả hồ sơ OH&S mới lập áp dụng ngay TT 33/2025. Bộ phận YTCS cần cập nhật danh mục thời hạn lưu trữ và đào tạo nhân viên phụ trách hồ sơ.

5. So sánh thay đổi đáng chú ý (TT 53/2017 vs TT 33/2025)

Kết luận

TT 33/2025 có hiệu lực từ 01/7/2025 và thay đổi quan trọng nhất với CSYT là thời hạn 50 năm cho hồ sơ phơi nhiễm HIV nghề nghiệp — tăng đáng kể so với thực tế trước đây. Đây không phải thay đổi hành chính đơn thuần mà phản ánh tầm quan trọng pháp lý dài hạn của hồ sơ này đối với quyền lợi NLĐ.

CSYT cần hành động cụ thể: tách biệt và bảo vệ hồ sơ phơi nhiễm HIV, đồng thời áp dụng nguyên tắc tương đương để xác định thời hạn lưu trữ cho các hồ sơ OH&S chưa có quy định riêng.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết phân tích các thay đổi trong TT 33/2025/TT-BYT dựa trên văn bản hiện hành để phục vụ mục đích tham khảo. Với các loại hồ sơ chưa có quy định cụ thể, thời hạn áp dụng theo nguyên tắc tương đương có thể cần xác nhận thêm từ cơ quan lưu trữ hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền.